NOVA Studios har lang erfaring med å skape og legge til rette for vellykkede møter, kurs og konferanser. Les våre beste tips til deg som arrangør.
1. Sørg for god plassering og velg riktig møte og konferanserom
Mange glemmer at beliggenheten har stor betydning for totalopplevelsen av arrangementet. Sørg for å finne møte- og konferanselokaler som er lett tilgjengelig for deltakerne enten de kommer med bil eller benytter offentlig transport til og fra møtet. Kronglete parkering eller henvisning til lange taxi-køer drar svært sjelden opp totalopplevelsen av arrangementet uansett hvor vellykket det ellers måte være.
Pass på at møterommet du bestiller er stort nok. Det bør være god plass mellom deltakerne og muligheter for å bevege seg langs stolradene uten at man skubber borti stolrygger og bordplater.
2. Bruk tid på å lage et bra program og en kjøreplan for arrangementet
Sørg for å lage et program med nok pauser og legg inn en ekstra pause som kan kuttes dersom noen av innlederne går utover den oppsatte tiden eller er forsinket.
Et godt tips er også lage en kjøreplan for arrangementet som inneholder en detaljert tids- og aktivitetsplan over alt som skal skje på og bak scenen. Gå gjennom planen med NOVA Studios før arrangementet og del den også med innlederne. Dette reduserer sannsynligheten for “tekniske bugs” og annet som kan skape krøll i programmet.
Les også: Tips og trender for møter og konferanser i 2023
3. Sørg for å legge til rette for at deltakerne blir bedre kjent med hverandre og bygger nettverk
Altfor mange møter og konferanser gjennomføres uten at det er lagt godt nok til rette for at deltakerne kan bli bedre kjent med hverandre og bygge nettverk. Legg inn noen pauser med nok tid til at deltakerne kan friske opp gamle bekjentskap eller bli kjent med nye personer. Lag gjerne en liten øvelse som bidrar til at nettverksbyggingen kan skje på en enkel og effektiv måte.
4. Finn et sted med god mat
Gode mat- og drikkeopplevelser er noe av det viktigste for vellykkede møter, kurs og konferanser. Sørg for å finne et sted for ditt arrangement der du er sikker på at det serveres mat som gir ny energi til dine deltakere. Pass også på at det alltid er tilgjengelig kaffe og te underveis i forbindelse med møtet, og bestill gjerne noe å bite på som mellommåltider for å holde konsentrasjonen og energinivået oppe blant alle i salen.
5. Gjør det enkelt for deg selv – velg et sted som kan bistå med alt
Å arrangere en vellykket samling er tidkrevende, og representerer ofte et helt prosjekt i seg selv. I tillegg skal alle ordinære arbeidsoppgaver følges opp i en hektisk hverdag. Gjennom å velge et sted for dine møter og konferanser som har lang og god erfaring når det gjelder å arrangere vellykkede møteplasser kan du spare deg for mye tid og unødvendig frustrasjon.
Ved siden av arrangementkompetanse er det også viktig at stedet kan tilby andre tjenester innen teknikk, design, mat m.m. som gjør at du ikke trenger å ha kontakt med mange ulike leverandører. La oss hjelpe deg – ta kontakt med NOVA studios i dag. Vi representerer over 100 års erfaring med å skape og legge til rette for vellykkede møteplasser.
Vi hjelper deg gjerne med ditt neste arrangement. Ta kontakt med oss i dag for en uforpliktet samtale.