Tips og trender for møter og konferanser i 2023

Vi går nye tider i møte og fremtidsutsiktene og den «nye normalen» etter pandemien, som skulle forbedre det meste, innfridde ikke helt. Det er fortsatt store utfordringer. Men, det er de som står på i usikre tider som kan hente gevinster når tidene snur. Kravene er blitt større fra forbrukerne og i denne artikkelen får du tips og trender for konferanser og hva du bør tenke på for å arrangere de beste eventer i tiden som kommer. 

Vi kan ikke spå fremtiden, men trendene i markedet og hva som forventes for konferansearrangører i året som kommer, kan vi mye om. Vår lange erfaring som event-arrangør gjør oss i stand til å gi deg de beste tips og kommende trender.

Større, bedre og best i konferanseverden

Det er mye som skal fungere når konferanser skal arrangeres, derfor er det viktig og holde tritt med trender. De største event-arrangørene i markedet er også de som oftest sitter på denne kunnskapen og om hva som skal til for å skape et godt arrangement. Nye trender kan være akkurat det som gjør at ditt arrangement løftes og blir bedre enn først tenkt.

Det å være best betyr ikke nødvendigvis å være størst. Små og mellomstore bedrifter planlegger flere møter og arrangementer enn noe annet kundesegment, markedet når nå 84 prosent av 2019-nivåene, sammenlignet med 76 prosent fra alle kundesegmenter i andre kvartal 2022, ifølge  2023 Global Meetings and Events Forecast by American Express Global Business Travel (GBT).

Det kan nettopp være de mindre aktørene som drar sammen større foredrag og som vet at å spille hverandre gode gjør dem best. Her snakker vi om hvordan samarbeidspartnere kan være med på å løfte konferansen. Det er ikke snakk om direkte konkurrenter, men leverandører eller andre innenfor fagfeltet. Samarbeidspartnere vil også la deg som er hovedarrangør skinne, så her snakker vi vinn – vinn situasjon.

Les også: Slik lykkes du med konferansen

Tips: Start tidlig med idémøter og tenk stort. Få drahjelp via nettverk og knytt kontakt med samarbeidspartnere.

Teknologisk utvikling og hybridløsninger

Populariteten til hybride arrangementer har økt jevnt og trutt de siste årene. I 2022 hadde 71 % av større organisasjoner hybride arrangementer i sin portefølje (Markletic). Dette er en trend som i event-bransjen forventes å vokse i 2023.

Når vi vet at kundene forventer mulighet for både å kunne møte opp på arrangementet personlig og/eller velge en digital tilnærming, så bør dette være en satsning for kommende års planlegging av konferanser. 

En hybrid løsning krever god tilrettelegging av lokaler, lys, lyd og ikke minst teknisk kompetanse. Hvor kult er det ikke å kunne stå på scenen og presentere en person i sanntid, som er en helt annen plass på kloden? Dette gjør også terskelen lavere for at foredragsholdere som opplever reise og annet som vanskelig, mye enklere. Med nye løsninger og teknologi, er alt mulig, selv om de fleste foredragsholdere ønsker personlig oppmøte. 

Fordelene med denne kombinasjonen og den digitale tilnærmingen er at arrangementet vil oppleve en markant økning i billettsalget. Konferansen som er streamet kan også brukes gjentatte ganger. 

Tips: Skaff en event-arrangør med teknisk kunnskap, som har lang erfaring og vet hva som kreves for god streaming.

Tips – fullservice tjeneste

Vi ser at en av trendene er å benytte seg av en fullservice tjeneste, altså en totalleverandør/event-arrangør som samler alt av verktøy for konferanser. I tillegg bør de kunne skalere ned eller opp etter billettsalget og hvor mange deltagere som kommer. 

Det kreves faktisk en hel del for å få til et event som er vellykket. Som arrangør bør din oppgave være å begeistre deltagerne med godt innhold og ikke tenke på om alt går etter planen, som f.eks. om det tekniske fungerer, det er det event-arrangøren skal sørge for. 

En fullservice event-arrangør vil samle sammen det som er nødvendig og sørge for at konferansen eller arrangement blir vellykket. De sitter på spesialkunnskap innen konferansearrangementer og sørger for alt av det tekniske, mersalg via teknologiske billettsystemer, god mat og drikkeopplevelser, en god kjøreplan og tidsplan som fungerer – slik at sjansene for feiltrinn blir minimale. 

Les også: 10 tips til markedsføring av konferansen

Tips: Sørg for at du kun trenger å konsentrere deg om det faglige innholdet, mens event-arrangøren bistår med velutstyrte møtelokaler, nettsider, gode matopplevelser og alt annet som er nødvendig for å gjennomføre kurs, møter og konferanser.

Arena for nettverksbygging

En annen viktig kunnskap er at den største grunnen til deltagelse på konferanser, er at deltagere og foredragsholdere ønsker nettverksbygging. På konferanser møtes «de rette» deltagerne innen samme fagfelt og dette er en av de viktigste plassene for networking. 

Men, hvordan kan konferansen bygge opp under dette? Vår erfaring er at det må tilrettelegges, og det må også være gode muligheter for mingling. Deltagerne må ha muligheten til å kunne bli kjent med hverandre, uten at dette er nødvendig. 

Tips: Sett opp en plan med arrangør i en tidlig fase og få gode innspill på hvordan det kan tilrettelegges for nettverksbygging. 

Cookiedøden gir nye muligheter innen konferanser

Fremtiden uten “cookies” informasjonskapsler nærmer seg med stormskritt. 

Men alt er ikke tapt for markedsførere. Det er fortsatt muligheter for å skaffe seg førstepartsdata som gir din bedrift et uvurderlig konkurransefortrinn og forbedrer forretningsresultater, salg og markedsføringstiltak.

Så hvordan kan førstepartsdata skaffes uten “cookies” informasjonskapsler? Jo, gjennom arrangementer. Ifølge Accenture er 83 % av kundene villige til å dele dataene sine for å skape en mer personlig opplevelse. En tilpasset opplevelse og det å få mest mulig ut av konferansen, veier tyngre og gjør at kundene gjerne deler informasjonen sin. 

Begivenhetstrenden for 2023 er å planlegge flere arrangementer for å få tak i viktig data. Arrangementer vil gi markedsførere en mer personlig og effektiv måte å skape bedre kundeopplevelser basert på hva de vet om publikummet sitt.

Tips: Sørg for at event-arrangøren som blir valgt har mulighet for å sende spørreundersøkelse til deltagerne etter konferansen.

Bærekraftig fremtid

En av trendene er etterspørselen etter mer bærekraftige arrangementer. Det er nye forventninger med hensyn til klima og miljø. Hybride arrangementer med både virtuelle og personlige møter kan være med på å redusere fotavtrykket og være bidragsgivende for en mer bærekraftig fremtid. 

COP26 gav ut en rapport for å oppmuntre arrangementsplanleggere til å følge i deres fotspor og gjennomføre mer bærekraftige arrangementer. Her er noen av handlingene de tok for å gjøre arrangementet så miljøvennlig som mulig:

• Prioriterte lavkarbon alternativer

– som hybridløsninger

• Gjenbrukt og resirkulert materiale

– velg en arrangør for ditt arrangement som har bærekrafts mål)

•  Prioriterte lokalt og sesongbaserte matvarer 

– restaurant og matleveranse basert på lokale råvarer

• Oppfordret deltakerne til å bruke bærekraftig transport

–       nærhet til kollektivtransport

• Lokal arbeidskraft

For å ligge i forkant i årene som kommer bør bærekraft være på agendaen for planleggingen av konferansen. 

Tips: Vis deltagere og foredragsholdere at du setter bærekraft på agendaen, velg en event-arragør som har bærekraftsmål.

Tilby sponsorfordeler 

En annen trend for året som kommer er å tilby sponsoravtaler til konferanser. I tillegg til å skaffe samarbeidspartnere kan en investering som sponsor være gunstig om rett markedsføring tilbys. 

Eventsponsorer ønsker å se så mye avkastning på investeringen som mulig og dette er også en mulighet for å øke verdien av din konferanse. Markedsføring før, under og etter eventet, hvor du kan tilby både promotering på sosiale medier og nett, via billettsalget og annen markedsføring. Det kan blant annet tilrettelegges for miniutstillinger under konferansen. 

Tips: Tilby forskjellige sponsornivåer som deltar i markedsføringen av konferansen.

Opplevelsesessenter

Norge er blant landene der størst andel av befolkningen deltar på kurs, konferanser og seminarer, ifølge Statistisk sentralbyrå. Trenden er at konferanseplanleggere etterspør flere tjenester, da de ser at konferansedeltagere ønsker større opplevelser, underholdning og det lille ekstra. Dette for å bli husket og å skape en wow-effekt.

Vi kan nevne noen av de etterspurte tjenestene som kan være effektfulle:

• Intimkonserter

• Banketter

• Sceneshow

• Miniutstillinger

• Aktiviteter

• Gamification

• Keynote

Konklusjon

Ingenting er sikkert i disse tider, men vi tror at disse trendene helt klart vil være med på å forme fremtidens eventer og konferanser. Om arrangementet er stort eller lite, bør konferanser legges opp til å være hybride. Det bør være mulighet for kombinasjonen personlig deltagelse, hvor nettverksbygging er mulig og med tilrettelegging for digital tilstedeværelse om dette er ønsket. Denne kombinasjonen, samt fokus på bærekraft, vil vise at du som konferansearrangører er fremtidsrettet. Legger du til underholdning også, så er du en sikker vinner!  

Vi ønsker deg lykke til videre i planleggingen og det viktigste er å ha nettopp dette, en plan for ditt event.

Ønsker du å kontakte oss i forbindelse med eventer, eller har du spørsmål? Ta gjerne kontakt via dette skjema, så kontakter vi deg: