Slik lykkes du med konferansen

En vellykket konferanse innebærer å ha en god plan for gjennomføring. Det kan virke overveldende å lage en egen konferanse, men ikke fortvil. Med disse gode tips er du på god vei. Vi vil i denne artikkel hjelpe deg å nå dine mål, forklare deg hva du trenger og gi deg de rette verktøy for å lykkes med konferanse. 

Dette er de 10 punktene vi skal se på for at du skal lykkes:

1.     Sett opp budsjett for konferansen
2.     Finn rett lokalisasjon og lokaler 
3.     Finn gode samarbeidspartnere 
4.     Lag program og kjøreplan
5.     Markedsfør arrangementet  
6.     Pauser med mat og drikke
7.     Nok pauser og nettverksbygging
8.     Gjennomgang før arrangementet 
9.     Innhold av teknisk utstyr
10.  Gjør en evaluering

1.   Sett opp budsjett for konferansen

For å realisere en god konferanse må et budsjett settes opp i forkant. Dette gjør gjennomføringen enklere. Gjør en «research» i forhold til utgifter som kostnader ved lokaler og vert, mat og drikke, foredragsholdere, markedsføring og tekniske løsninger. 

Pakkeløsninger forenkler jobben med innhenting av priser. Det kan være lurt å få spesifisert hva pakkene inneholder, slik at det blir enkelt å holde oversikten og sammenligne. 

Hent inn priser for tilleggstjenester – slik at det ikke oppstår overraskelser. Har arrangør mulighet til å sende ut spørreundersøkelser i ettertid til deltagerne? Dette kan være nyttig tilbakemelding for neste konferanse. 

Dette bør en slik pakkeløsning minimum inneholde: 

• Standard møteromsteknikk og tilgjengelig konferansevert
• Trådløst internett
• Kaffe og te-buffet tilgjengelig hele dagen
• Lunsj servert i tilknytning møte- og konferanserom
  
  

2.   Finn rett lokalisasjon og lokaler 

Fasiliteten av konferansen bør settes til noen som kan skreddersy arrangementet. Men, først bør du tenke over hvor dette skal være. 

Beliggenhet har mye å si, det må være mulighet for å ta seg til konferansen på en enkel måte. Det bør være lett tilgjengelighet for å kunne benytte seg av kollektivtransport og enkelt med parkering. Hotell for overnatting bør ligge i umiddelbar nærhet til konferansen.

Lokalene bør være tilrettelagt med alt av praktisk utstyr slik at du kan konsentrere deg om innholdet. At det er moderne møterom er en selvfølge, men fleksibiliteten varierer. Hva skjer om det blir mange flere som ønsker å delta? Med skalerbare løsninger kan det enkelt gjennomføres en økning eller en forminskning av romløsninger. 

Hybride løsninger. Tenk over om du trenger et tilbud med mulighet for digitale løsninger, såkalte hybridløsninger. Da vil de som ikke kan stille fysisk på konferansen ha mulighet til å være med – dette kan gjelde så vel deltagere som foredragsholdere. Streaming bør kunne gjøres av konferansen, og dette kan også brukes i sosiale medier. 

3.   Finn gode samarbeidspartnere 

Fordelene er mange med samarbeid og det kan være inspirerende å høre andre innfallsvinkler innenfor samme tema. Kanskje kommer det opp nye ideer i planleggingen? Det er ikke bare faglig nyttig med flere foredragsholdere, men det kan også være med på å bygge din bedrift som en tankeleder innen fagfeltet. 

I planleggingen av konferansen kan det gi god drahjelp om det er flere som jobber med samme mål. 

4.   Lag program og kjøreplan

Når temaet er satt for konferansen er det på tide å sette opp en detaljert plan. For å lykkes er det viktig med en god planlegging. Dette gjøres ved å ha et oppsett på program og en kjøreplan.  

Først kan programmet klargjøres fra idedrodling til konkrete punkter – slik at detaljene blir plassert. Slik holder du styr på planen og fremdriften. 

Når programmet er lagt, bør en kjøreplan settes opp. Dette er en plan som går konkret på tid og detaljer. 

Last ned kjøreplan for konferanser

Kjøreplanen bør inneholde: 

• Hoved hendelser (foredrag)

• Varighet på de forskjellige innslag

• Hvem gjør hva

• Egen oversikt over deltagere gjerne med navn, tittel, sted, telefon, epost, rolle etc.

• Transport og løsninger på kollektiv og parkering

• Kommentarer og merknader

• Noter ned innspill fra vert på arrangementsstedet

Del denne planen med alle foredragsholdere og de som er involvert. Marker hvem som gjør hva slik at alle lett ser hva som skal gjøres og når. 

Det kan være lurt å kontakte en av vertene hvor tilbud hentes inn fra i en tidlig fase, slik at noen sjekkpunkter kan settes opp. De har ofte grundig innsikt i hva som kreves for å gjennomføre et arrangement. Her kan det også komme nyttige tips og trender. 

5.   Markedsfør arrangementet 

For å nå målgruppen, må du også vite hvor de befinner seg. Har du en stor tilhengerskare er det ikke sikkert du trenger bruke mye midler på annonsering, men det er de færreste som har det slik. Derfor er det viktig å fortelle om hva som skal skje, gjerne god tid i forveien. 

Forventningen starter for deltageren i det invitasjonen eller arrangementet oppdages. Tenk gjennom hvordan deltageren skal ses fra start til slutt. Kan det være en ide å bruke egne sosiale medier kanaler? For eksempel kan et Facebook arrangement opprettes hvor deltagerne kan følge med i utviklingen. 

I tillegg er video det som gir mest rekkevidde på sosiale medier. 

Benytt egne kanaler som nyhetsbrev, nettsted og sosiale medier.

• Sosiale medier (lag arrangement) 

• Sosiale medier betalt annonsering (de viktigste hovedattraksjonene)

• Nyhetsbrev og e-post (informasjon og invitasjon)

• Pressemelding 

• Websiden (blogg om konferansen/foredrag) 

• video (videovisning om temaet) 

Les også: 10 tips til markedsføring av konferansen (med nyttige digitale verktøy)

6.   Pauser med mat og drikke

En av suksesskriteriene for et arrangement blir husket er gode mat – og drikkeopplevelser. 

Finn en arrangør som setter matopplevelser i fokus. I tillegg til en god opplevelse er kundene i dag ofte opptatt av bærekraft. Kortreist mat er bærekraftig, og en faktor som bør vurderes. 

En plass som har en god atmosfære og med kvalitet i alle ledd er «et must», finn de som gjør det lille ekstra, så blir det ekstra stas.

Gi dine konferansedeltagere energi og ny motivasjon gjennom avbrekk med mat og drikke. Ha også mulighet til påfyll underveis, slik at mellommåltider og drikke kan hentes av deltagerne. 

7.   Nok pauser og nettverksbygging

Sørg for flere pauser utover dagen. Det er fort gjort at noen av foredragsholdere går ut over den avtalte tiden på foredraget, derfor kan det være gunstig å sette av tid til både spørsmålsrunde og pause mellom innslagene. Går alt etter tiden, så gjør det ikke noe om lunsjen blir litt lengre.

Deltagerne har behov for pusterom mellom innslagene som skjer på konferansen. Både for å kunne holde på konsentrasjonen, men også for å kunne mingle litt. 

Vi anbefaler at minglingen skjer på starten av dagen, før konferansen starter. Da kan også deltagerne bli bedre kjent med hverandre. Lag gjerne en liten øvelse i starten, slik at nettverksbyggingen blir enklere for de deltagerne som ikke kjenner noen. Gå foran som et godt eksempel og snakk med de som står alene. 

8.   Gjennomgang før arrangementet 

Vær forberedt, med full kontroll fra start til slutt. Dette fås ved å ta en gjennomgang. Det kan gjøres av hver enkelt foredragsholder på tid, men også gjennom å være til stede der arrangementet skal gjennomføres. 

Sørg for å få en omvisning på plassen før arrangementet gjennomføres. Da har du full kontroll fra start, og kan også ta en teknisk sjekk med det som trengs på scenen. Det er kan også være greit å vite hvordan lokalene er i forhold til plassering av scenen, toaletter, mat og drikke. Sørg for å få en omvisning på plassen før arrangementet gjennomføres.

9.   Innhold av teknisk utstyr

Hvilket utstyr er egentlig nødvendig? Dette kommer litt an på hvordan arrangementet skal gjøres. Det er flere muligheter, som å kjøre hybride løsninger hvor noe av programmet kjøres fysisk på stedet og noe via streaming. 

Det kan være foredragsholdere som ikke har mulighet til å komme, men som ønsker å være med gjennom digital sending. Da kreves det teknisk utstyr som fungerer over nett og som går sømløst. 

10.   Gjør en evaluering

Når konferansen er gjennomført er det på tide å gjøre en evaluering. Dette kan gjøres på flere måter, men det er deltagerne som gir den verdifulle tilbakemeldingen. Få en helhetsvurdering av arrangementet. En spørreundersøkelse som gir en rapport i sanntid, gir en komplett tilbakemelding. Da kan det gjennomføres positive tiltak basert på kunnskap, til neste arrangement. 

Konklusjon: 

Det å lage en vellykket konferanse krever god planlegging. Det er tidkrevende og derfor er det viktig å ha gode løsninger og hjelpemidler. Det er derfor det er viktig å finne en aktør som kan hjelpe til før, under og etter gjennomføringen. Unngå unødvendig frustrasjon og benytt deg av en arrangør som har lang erfaring og som kan være en god sparrepartner. 

Ta gjerne kontakt med vår prosjektleder om du har spørsmål om konferanser og ønsker å lykkes: